Что такое система автоматизации документооборота?

Современные технологии – неотъемлемая часть жизни прогрессивного общества. Инновации в сфере бухгалтерского учета и налоговой отчетности обусловлены необходимостью максимально упростить и упорядочить работу любой организации. Система автоматизации документооборота – реальная возможность для компаний перейти на новый уровень управления бизнесом и взаимодействия с государственными фискальными службами.

Для чего нужен онлайн-документооборот

Автоматизированная система – это одно из направлений делопроизводства, возникшее как результат роста численности официальных бумаг, сопровождающих деятельность любой компании. Объектом онлайн-документоборота выступают не только электронные и рукописные бумаги, но и бизнес процессы.

Переход на автоматизацию решает множество задач:

• минимизацию рутинных систематических операция, сокращение ручной работы;
• формирование единой базы предприятия;
• создание удобного и быстрого доступа к нужной информации;
• полное соответствие нормативно-правовой базе во время создания и формирования документов;
• быстрый обмен информацией между несколькими отделами и разными подразделениями организации;
• эффективное планирование и использование рабочего времени сотрудников.

Преимущества системы автоматизации документооборота

Традиционное делопроизводство и бухгалтерия давно требовало реформации в соответствии с электронными разработками нового поколения. Есть множество документов, которые необходимо подкреплять к определенным расчетно-кассовым операциям, проводкам и приказам. Преимущества автоматизации трудно переоценить. Главный плюс от использования подобной инновации – максимальное исключение человеческого фактора в работе. Больше нет необходимости переживать за сохранность и возможные риски фальсификации бумажных носителей. Кроме этого, система дает возможность коллективного доступа и работы с разнообразной информацией. Автоматизированный документооборот интегрируется с большинством офисных программ и программными обеспечениями, помогает в составлении отчетов.

Классификация технологий онлайн-документооборота

Современные IT-корпорации, специализирующиеся на производстве программного обеспечения для бизнеса, выделяют несколько разновидностей систем автоматизации документооборота:

• Универсальные, состоящие из стандартного набора функций. Это бюджетные программы, требующие систематического лицензионного обновления. Подходят для небольших корпораций и решения простых задач.
• Индивидуально созданные системы полностью персонифицированы, соответствуют требованиям одной организации. Их разработка отличается высокой стоимостью, в некоторых случаях требуются дополнительные затраты на обучение сотрудников, мощного ПК и ПО на рабочем месте.
• Комбинированные системы соответствуют нуждам предприятия, состоят из базовых платформ с необходимыми дополнительными модулями. В стоимость разработки входит сама платформа и индивидуальные доработки под требования клиента.

Независимо от выбранного типа системы, каждая из них защищена от несанкционированного доступа и вторжения третьих лиц, имеет дополнительную защиту персональных данных. В отличие от печатного бумажного документа, в онлайн-режиме практически невозможно специально испортить или удалить важную информацию. Если такое случилось, специалисту достаточно легко восстановить поврежденный файл из системы.

Нормативно-правовая база для внедрения системы автоматизации на предприятия Казахстана

Законодательство Республики Казахстана четко регламентирует и разъясняет стандарты и возможности применения системы автоматизации документооборота на предприятиях. При переходе на электронное обеспечение необходимо ознакомиться с приказом № 144 от 22.12.2014 года, Законом о 7.12.2003 года «Об электронном документе», Законом № 430 от 17.04.2004 «Об утверждении Правил электронного документооборота».

Вышеперечисленные нормативно-правовые акты подготовлены для государственных и негосударственных организаций. В тексте приведен порядок и требования, выдвигаемые к самим программам. Сюда входит ряд обязательных функций, наличие резервного копирования, порядок составления и хранения документов.

Так, содержательная часть любого документа должна включать официальное наименование организации отправителя, справочные данные (юридический и фактический адрес, контакты), наименование вида документа, регистрационный номер по журналу и дату, место составление, отметку об исполнителе и электронную подпись.

Удобным и надежным сервисом по автоматизации торговой деятельности является программа Prosklad, которая объединяет в своем функционале все необходимые функции без приобретения дополнительного торгового оборудования. Все операции можно осуществлять в одном окне с любого удобного устройства.