ЭСФ - польза виртуального склада в делопроизводстве

Электронный счет фактура – это документ, который создается на портале ИС ЭСФ и там же выдается налогоплательщику. Документ соответствует всем правилам Налогового Кодекса Республики Казахстан. ЭСФ составляется по бланку, утвержденному законодательством. Для составления ЭСФ вам потребуется электронная цифровая подпись. Действующий ЭСФ должен находиться в базе информационной системы ЭСФ.

Кто должен выписывать ЭСФ?

Согласно законодательству Республики Казахстан, а точнее Налогового Кодекса РК статье 263 пункта 2 и статье 3 пункта 11 ЭСФ, обязаны выписывать:

• плательщики налога, которые являются экономическими операторами согласно закону, а также таможенные перевозчики, таможенные представители, лица, владеющие складами (временных и постоянных складов) согласно закону о таможенных делах;
• плательщики налога, которые указаны в нормативно правовых актах РК и приняты в реализацию международных договоров;
• плательщики НДС;
• налогоплательщики, реализующие продукцию из Перечня изъятий;
• налогоплательщики, работающие с импортированными товарами.

Иными словами, выписка ЭСФ совершается налогоплательщиком, который зарегистрирован и является представителем какого-либо бизнеса в ИС ЭСФ. Все данные и перемещение товаров автоматически отображаются в базе.

Последовательность оформления ЭСФ:

• поставщик заполняет бланк согласно нормам документооборота ЭСФ;
• первый управляющий организации заверяет данный документ ЭЦП и направляет его в информационную систему ЭСФ;
• затем ИС проверяет ЭСФ на ошибки и регистрирует данные;
• после регистрирования происходит подтверждение ЭСФ и адресату приходит электронный документ.

Во время регистрации налогоплательщик получает регистрационный код, который является показателем получения ЭСФ.

Преимущества выписки электронного счета фактура

• Выписать электронный документ налогоплательщик может за 15 дней, в то время как бумажный вариант документа ранее должен был составляться в течение 5-ти суток.
• У налогоплательщика есть вариант составлять документ в иностранной валюте.
• Главный управляющий предприятия может доверить некоторые права своим работникам.
• Организация может не предоставлять реестр по проданной продукции или предоставленным услугам, если все документы составляются в электронной форме на сайте ИС ЭСФ.
• Компания может не предоставлять реестр по полученной продукции или предоставленным для организации работам или услугам реестр, если организация составляет ЭСФ.
• При формировании электронного документа вы экономите бумагу, дополнительные материалы для печати, а также время, ведь заполнение формы в электронном виде намного проще и быстрее.
• При формировании ЭСФ вам не нужно составлять дополнительные финансовые бумаги, например, счетов на оплату или товарно-транспортных накладных. В электронной форме вы сможете указать дополнительные реквизиты сделки, что является еще одним плюсом составления ЭСФ.
• ЭСФ моментально приходит от поставщика к получателю, несмотря на то, где находятся лица, также отправитель и получатель могут обмениваться информацией в ИС ЭСФ.
• В электронной форме вы не допустите ошибку, так как информационная система ЭСФ автоматически проверяет заполненную форму на все ошибки и при их наличии вносит правки.

Что такое дополнительный счет фактура и когда его выписывают?

Согласно 420 статье Налогового Кодекса Республики Казахстан дополнительный счет фактура выдается, если:

• произошел возврат товара (будь то полное или неполное возвращение продукции);
• в сделке произошли изменения;
• цена на продукцию или услуги изменилась;
• изменилась компенсация за проданную продукцию или предоставленные услуги;
• на продажи есть скидки;
• возвращается тара, которая была до возврата включена в оборот по продаже и т.д.

Дополнительный ЭСФ составляется и выдается на «разницу» к предыдущему выписанному документу. Также дополнительный счет фактура должен составляться не раньше корректировки размера облагаемого оборота и не позже 15 суток.

При заполнении дополнительного ЭСФ нужно учитывать, что в документе должно быть:

• упоминание, что ЭСФ является дополнительным;
• указание порядкового кода и даты заполнения;
• количество денежных средств, потраченных на корректировку размера оборота;
• количество денежных средств на налог на добавленную стоимость (в случае их корректировке);
• указание даты, когда был произведен оборот на сумму корректировки;
• если была нарушена статья 197 НК, то также должно быть упоминание об этом.

Дополнительный документ нужно составлять по определенной форме, подтвержденной законодательством и соответствующей Правилам выписки ЭСФ в ИС ЭСФ Казахстан. В приказе № 370 от 22.04.2019 г. есть правила, по которым нужно заполнять данный документ.

С появлением программы Prosklad — оформление ЭСФ становится проще. Собирая все необходимые данные в одном окне, вы можете отправлять и принимать Электронные счета фактуры РК в несколько нажатий в системе при помощи ЭЦП,  и все данные будут синхронизироваться с государственной платформой ИС ЭСФ.