Кратко о том, что такое ЭДО

Сегодня трудно найти сферу деятельности, куда не ступала бы "нога" автоматизации. Управление, контроль и даже бюрократия постепенно переносятся в цифровой мир. Согласитесь, что бумага - весьма ненадежный носитель по сравнению с единой базой данных, где могут храниться важные сведения.

Электронный документооборот

Интернет значительно ускорил процесс коммуникации. Если раньше на доставку, например, письма с точки А в точку В уходило от нескольких дней до пары недель, то сегодня это можно сделать за секунду. И речь идет не только о переписках в месенджерах и социальных сетях, но и об обмене документами с контрагентами*. Для этого создаются специальные сервисы, а сам процесс получил название ЭДО или электронный документооборот.

*В самом упрощенном смысле слова контрагент - это любой участник договорных отношений. Желательно всегда проверять своего компаньона прежде чем заключать с ним сделку, и в этой статье вы узнаете. как можно это сделать https://prosklad.kz/blog/kontragent-eto

Prosklad про электронный документооборот

Ключевым отличием ЭДО от бумажного документооборота является сокращение рисков потери и недоставки бумаги до адресата. Кроме того, исчезнет потребность в бумаге и дополнительных тратах на курьерскую службу. При этом электронный документ (договор, счет на оплату, акт выполненных работ и т.д.) обладает такой же юридической силой, что и его бумажный аналог.

СЭД или система электронного документооборота

Для отправки документа онлайн необходимо воспользоваться соответствующим сервисом или СЭД (сокр. от система электронного документооборота). Подобные системы осуществляют подготовку и оформление сведений к отправке. Их можно применить как для внешнего, так и для внутреннего делопроизводства: бухгалтерия, кадры, межкорпоративные процессы и т.д.

Для полноценного использования данного способам обмена документов необходима электронная подпись, и она должна быть у всех участников ЭДО. Сама информация хранится в единой базе и всегда доступна к использованию. Прочие детали стоит уточнять индивидуально у производителя.

На сегодняшнем рынке представлено несколько сервисов. При выборе одного из них важно обратить внимание на следующее:

• наличие всех необходимых для компании функций;
• удобное использование;
• эффективность;
• возможность обмениваться документами из любой точки земного шара, где есть доступ к интернету;
• приемлемая стоимость и соответствующее ей качество работы сервиса.

Онлайн обмен документами и законодательство РК

На законодательном уровне использование ЭДО регулируется Гражданским Кодексом Республики Казахстан (п.2 ст.152). Для ознакомления с ним перейдите по ссылке https://kodeksy-kz.com/ka/grazhdanskij_kodeks/152.htm

Также обратите внимание на важный факт. При наличии электронных документов во время налоговой проверки предприниматель имеет право не предоставлять сотрудникам их бумажные аналоги. Если бумаги в электронном виде оформлены надлежащим образом и закреплены электронной подписью, они будут расцениваться так же, как и их бумажные вариации.

Почему стоит перейти на ЭДО?

Постепенно работа с электронными документами станет повсеместной - это всего лишь вопрос времени. ЭДО имеет ряд преимуществ, кратко перечислим основные из них.

1. Благодаря интеграции документы можно выгружать сразу из 1С.
2. Возможность отмены ошибочно отправленного документа.
3. Отправка и получение документов разных типов.
4. Доступ к данным 24/7.
5. Гарантия сохранности информации.
6. Экономия средств на содержании архива и оплате услуг курьерской службы.
7. Возможность интеграции с другими сервисами.

Конечно, можно продолжать работать в привычном режиме без ЭДО, однако, рано или поздно переход на цифровой документооборот произойдет. По этой причине есть смысл осуществить его до возникновения широкого спроса и формирования более высоких цен.