Назад

Порядок проведения инвентаризации в Казахстане

Суть инвентаризации, ее виды и современные способы проведения

У многих предпринимателей инвентаризация ассоциируется с убытками. Зачастую для ее проведения временно закрываются объекты торговли, а сотрудникам приходится выплачивать сверхурочные. Так было раньше, сейчас же существуют современные способы проведения инвентаризации, не требующие прерывания основного рабочего процесса. О них подробно расскажем в этой статье.


Виды инвентаризации


Суть инвентаризации заключается в сличении зафиксированных на бумаге материальных запасов с тем, что имеется у предприятия по факту. При этом проверяться могут не только товарно-материальные ценности*, но и финансы. К слову, пересчитывается даже канцелярия. Ведь бывают случаи, когда должное оформление тех или иных операций в соответствии с законом невозможно, например, при возникновении ситуаций, вызванных экстремальными условиями: землетрясение, воровство, взрывы и проч.


*К числу товарно-материальных ценностей (сокр. ТМЦ) относятся все элементы, участвующие в процессе торговли в данный период времени: сам продукт, его комплектующие, производные и т.д. Например, обычные полиэтиленовые пакеты, которые покупатель получает бесплатно, тоже относятся к ТМЦ, так как имеют непосредственное влияние на продажи. А вот оборудование является частью прямого капитала, а значит, не имеет отношения к данному понятию.


Основные типы инвентаризации в зависимости от охвата проверяемого имущества и причин для ее осуществления можно разделить на две группы.



Первая группа


1.1. Полная инвентаризация подразумевает поверку абсолютно всех типов имущества компании в конце года для формирования ежегодного отчета. Также она может проводиться по требованию уполномоченных органов или вовремя аудиторской проверки.


1.2. При частичной инвентаризации имущества объектами внимания становятся определенные типы средств. При этом данный вид проверки является обязательным и осуществляется один раз в год.


Вторая группа


2.1. Плановая инвентаризация проводится в установленные даты в соответствии с оглашенным графиком.


2.2. При возникновении случаев, когда одно материально ответственное лицо передает ведение дел другому в результате непредвиденных ситуаций (катастрофы, политические перевороты, хищения и т.д.) проводится внезапная инвентаризация.

*Помимо этого выделяют еще и другие типы инвентаризации: периодическая, сплошная, выборочная, повторная и контрольная.


При описании разновидностей инвентаризации нами уже были затронуты случаи ее обязательного осуществления, поэтому считаем необходимым резюмировать их отдельно. Итак, инвентаризировать имущество компании необходимо в следующих ситуациях:

  1. формирование ежегодной финансовой отчетности;
  2. смена одних материально-ответственных лиц на других;
  3. нанесение ущерба или хищение средств;
  4. катастрофы, бедствия и другие непредвиденные ситуации чрезвычайного характера;
  5. ликвидация учреждения или существенные изменения в его организации.

Цели проведения инвентаризации


Как основной способ контроля запасов инвентаризация преследует несколько целей.

  1. Обнаружение ресурсов, запасов, денежных средств и любых других активов с дальнейшим сопоставлением их с теми данными, которые указаны в бухгалтерском учете.
  2. Подсчет фактических остатков от производства или реализации продукции.
  3. Выявление возможных нарушений при хранении ТМЦ и финансов.
  4. Контроль отражения финансовых инвестиций, включая ценные бумаги, в *соответствующих документах.


*В данном случае имеются в виду учет дебиторской и кредиторской задолженности. При этом два этих документа оформляют одни и те же отношения, а именно заём. Предприятие или лицо, которое дает в долг, принято называть кредитором, а его должник выступает в качестве дебитора. Такие отношения, по сути своей, являются неотъемлемой частью любого бизнеса, поэтому одно и тоже лицо может одновременно быть и кредитором и дебитором. Представим обычную ситуацию: ИП "Чистюля" оптом приобрело у ИП "Ведро" различные товары бытовой химии, но еще не оплатило чек. После ИП "Чистюля" оказало клининговые услуги ИП "Крокодил", за которые еще не получило оплату. Таким образом, ИП "Чистюля" одновременно является и дебитором и кредитором по отношению к разным компаниям, что фиксируется определенными документами: учет дебиторской и кредиторской задолженности.


Дебиторская и кредиторская задолженность


Алгоритм проведения инвентаризации и оформление результатов


1) В первую очередь формируются своеобразные графики с указанием точных дат проведения инвентаризации. А также они зачастую включают в себя перечень ценностей и обязательств, которые должны быть проверены.


2) Руководство компании утверждает условия проведения самой процедуры и членов так называемой инвентаризационной комиссии, состоящей из сотрудников организации. На основании чего подписывается соответствующий приказ, с которым должен ознакомиться весь коллектив компании.


3) Процесс проведения инвентаризации в обязательном порядке должен последовать за процессом подготовки членов комиссии. Изначально они должны ознакомиться с материалами результатов инвентаризации, проведенной ранее, и последующими мерами по устранению ошибок в случае их выявления. После происходит контроль необходимых приборов для корректной работы и соблюдения установленных сроков. Далее осуществляется пломбировка помещений (подсобки и подвалы), где на ответственном хранении находится имущество компании. А также инвентаризационная комиссия должна получить имеющиеся реестры документов по фиксации перемещений предметов собственности. Вместе с этим должны быть получены все расписки от *материально-ответственного лица, доказывающие факт передачи в бухгалтерию документов, связанных с имуществом и его передвижением: прием, расход и проч.


*Важно обратить внимание на то, что материально-ответственное лицо не может входить в состав комиссии на доверенном ему участке.


4) Запуск инвентаризации в согласованные даты при участии всех членов комиссии.

Вне зависимости от фактического наличия того или иного имущества проверке подлежат все объекты, зафиксированные в бухгалтерском учете. Например, если объекты были переданы компании на ответственное хранение, но по каким-либо причинам их месторасположение было изменено, они все равно должны быть инвентаризованы. А также к их числу относятся документально закрепленные активы, которые более не принадлежат компании.


5) По окончанию процедуры полученные во время инвентаризации результаты заносятся в инвентаризационные описи.


Инвентаризационная опись представляет собой четко структурированный документ, содержащий полученные при проверке данные. Он заполняется в соответствии с установленной формой, которая была утверждена приказом министра финансов Республики Казахстан. Опись составляется в двух экземплярах с подписями всех участников комиссии и материально-ответственных лиц. А также последние должны сопроводить документ распиской о том, что они присутствовали при инвентаризации, как и все члены комиссии.


Если перемена между материально-ответственными лицами произошла во время проверки, то подписи оставляет каждый из них. Подпись первого свидетельствует о том, что он принял товар, а подпись второго - о том, что сдал.


Бывают случаи, когда во время инвентаризации обнаруживаются объекты, не принадлежащие компании. Для них комиссия составляет отдельные описи, куда также вносится утратившее свою пригодность другое имущество.

А также при проведении инвентаризации могут обнаружиться расхождения с данными бухгалтерского учета. Как правило, они бывают двух типов: излишки и недостачи. При выявлении первого типа обнаруженные объекты регистрируются в учете, а при недостаче ищут виновное лицо.


Когда на основании закона РК компания нуждается в проведении инвентаризации?

Сроки проведения инвентаризации в Казахстане


Сроки инвентаризации зависят в основном от типа организации и вида проверяемого имущества. Например, инвентаризация государственных учреждений регламентируется законом, и в этой статье мы приведем лишь несколько типов имущества с установленными сроками для его проверки:

  • продовольственные продукты - один раз в квартал;
  • драгоценные металлы, включая редкие камни - 2 раза в год (1 января и 1 июля);
  • транспортные средства и промышленное оборудование - не ранее 1 октября один раз в год и более;
  • недвижимость, а также строительные объекты - не менее одного раза в год после 1 октября.

С полным списком можно познакомиться, перейдя по ссылке https://adilet.zan.kz/rus/docs/V1100007197


Проведение инвентаризации в современных условиях


Современные технологии позволяют проводить инвентаризацию без убытков и закрытия торговой точки. С системой учета торговли Prosklad предприниматели могут инвентаризовать свои товары в реальном времени. Для этого необходимо войти в личный кабинет, нажать на кнопку "Номенклатура" и выбрать раздел "Ревизия". При этом инвентаризацию можно проводить в любом складе, внесенном в систему по одному и тому же алгоритму. Подробнее о процедуре инвентаризации в программе Prosklad узнайте здесь.


Основное преимущество Prosklad заключается в том, что программа автоматически воспроизведет результаты инвентаризации и укажет на возможные излишки и недостачи. Таким образом, сокращается вероятность ошибки за счет минимизации участия человека в данном процессе.

Кроме того, Prosklad превосходно справляется с другими задачами и выступает в качестве идеального помощника для предпринимателя. Вы сами можете в этом убедиться в режиме реального времени, воспользовавшись demo-версией сервиса. Переходите на сайт https://prosklad.kz/ прямо сейчас и проводите инвентаризацию своего бизнеса легко и быстро!