Выписка эсф - как сгенерировать, зачем нужна предприятию

ЭСФ - счет-фактура, кто обязан выписывать в электронном виде 

Правила оформления документов в Казахстане изменяются от года к году. Давайте вместе разбираться, как правила выписки ЭСФ в 2020 году будут влиять на вашу работу. 

Сначала стоит определиться, нужно ли вам выдавать счета-фактуры в электронном виде.

ЭСФ необходимо выписывать в следующих случаях:

• ваша компания платит НДС;
• Вы комиссионер или экспедитор;
• ваша компания занимается реализацией товара из Перечня изъятий;
• ваша компания занимается реализацией импортированных товаров.

Важно отметить, что если вы не являетесь плательщиком НДС, но часть товаров, которые вы реализуете, попадает в Перечень изъятий, вам нужно выдавать ЭСФ по этим позициям. 

Конечно, существуют ситуации, когда выписать эсф в электронном виде не представляется возможным. В законе предусмотрены ситуации, когда можно выдать счет-фактуру на бумажном носителе:

• если там, где вы находитесь, отсутствуют сети телекоммуникаций общего доступа, то есть нет возможности подключения к интернету;
• в информационной системе эсф возникли технические неисправности, которые подтверждены ответственным лицом. После того как система заработает вновь, у вас будет 15 календарных, дней с даты устранения технических неполадок, чтобы выписать эсф в системе.

Как работать  с ЭСФ?

Итак, вы удостоверились, что работа с эсф для вашей компании - это не опция, а обязательное предписание. 

Для того чтобы начать работу с электронными счетами фактур, вам нужно будет зарегистрироваться на государственном портале ис эсф. Подробнее о регистрации мы уже рассказывали в этой статье. 

Работа через модуль эсф предполагает обмен документами с поставщиками и покупателями при совершении операций: реализации товара, оказании работ или услуг. Счет-фактура отправляется по факту проведенной сделки. 

Заполнение эсф производится по разделам. Часть разделов заполняется автоматически, а в остальные поля нужно будет вносить данные вручную.

Некоторые разделы не являются обязательными, и их можно и даже нужно пропустить, например, касающиеся реквизитов государственного учреждения, если вы не имеете к нему отношения.  

Сроки оформления эсф строго ограничены: за 15 календарных дней с момента проведения операции документ должен быть выписан в системе.

Если вы вдруг допустили ошибку при заполнении данных в эсф, то вы сможете исправить ошибочные данные и ваш документ изменит статус на “исправленный”, при этом первая счет-фактура потеряет свою силу.

В эсф нельзя изменять поставщика и получателя товаров или услуг, а также сумму оборота. Если изменилась сумма, то нужно выписывать дополнительный эсф, а не исправлять исходный документ.

Не переживайте, исправить данные в счет-фактуре можно будет на протяжении искового срока - это 5 лет. При этом дата оборота не меняется, а дата выписки документа будет определяться тем днем, когда вы вносите исправления. 

Как избежать штрафов за нарушения правил ЭСФ в 2020 году?

За нарушение порядка работы с электронными счетами фактур, вы можете понести административную ответственность. 

Ответственность будет отличаться для тех, кто нарушил срок отправки эсф и для тех, кто не выписал электронную счет-фактуру по операции. 

Представим ситуацию:вы или ваш бухгалтер по какой-то причине не оформили эсф в предоставленный срок. 

Существует два варианта развития событий: 

1. Вы можете выписать эсф с опозданием, но тем не менее документ будет оформлен. 

Вы получите предупреждение, если раньше все ваши счет-фактуры были в порядке. Но если это повторяется не в первый раз, то вы получите штраф от 20 до 100 МРП. 

1. Вы не выписали электронную счет фактуру. Допустим, забыли или упустили документ. В этом случае, за первое нарушение вы также получите предупреждение. Но если такое грубое нарушение произойдет повторно, то штраф кратно возрастет: от 40 до 150 МРП в зависимости от размера предприятия. 

Для точного учета всех эсф, можно использовать программу для автоматизации бизнеса, которая интегрирована с порталом ис эсф. Такой функционал в базовом пакете предлагает сервис Prosklad.kz